Пам’ятка роботодавцю: Як створити електронний документообіг в системі управління охороною праці

Сучасний світ швидко рухається до цифровізації, і управління охороною праці не є винятком. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) в системі управління охороною праці стає важливим кроком для будь-якого підприємства. Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 № 39-21) пропонує інноваційні рішення для дерегуляції та цифровізації процесів господарської діяльності.

Важливі аспекти впровадження ЕДО

Цей Порядок є альтернативним варіантом організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (НПАОП). Роботодавці мають свободу у виборі способу здійснення документообігу – паперовий чи електронний.

Переваги електронного документообігу

1. Зручність і комфорт у використанні
   • Структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами.
   • Спрощення процесу ведення документації.
2. Економія коштів
   • Зниження витрат на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів та інших канцтоварів.
   • Зменшення витрат на зберігання документів.
3. Економія робочого часу та зусиль працівників
   • Полегшення робочого процесу.
   • Заощадження робочого часу, який можна використати на виконання інших завдань.
4. Оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій
   • Ефективне використання робочого часу.
   • Покращення комунікацій як всередині підприємства, так і з зовнішніми партнерами.
   • Вихід на новий рівень взаємовідносин між замовником та підрядниками.
5. Надійне та тривале зберігання документів
   • Гарантовано захищене зберігання документів від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу.
6. Можливість залучення працівників до дистанційної роботи
   • Робота за межами офісу, особливо в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану.
   • Альтернатива офлайн зустрічам.
   • Проведення онлайн навчання, інструктажів тощо.

Порядок впровадження

Для успішного впровадження ЕДО, роботодавцям необхідно дотримуватися кількох основних кроків:

1. Оцінка готовності підприємства
   • Визначення поточного стану документообігу.
   • Оцінка технічної інфраструктури.
2. Вибір програмного забезпечення
   • Підбір надійних і зручних платформ для ЕДО.
3. Навчання персоналу
   • Проведення тренінгів для працівників щодо використання нової системи.
4. Впровадження системи
   • Поступове інтегрування ЕДО в щоденні процеси підприємства.
5. Моніторинг та оптимізація
   • Постійне стеження за роботою системи.
   • Внесення необхідних коректив.

Перехід на електронний документообіг – це важливий крок до модернізації та оптимізації процесів на підприємстві. Використовуючи нові технології, ви забезпечите більш ефективне управління охороною праці, збережете ресурси та підвищите продуктивність вашого бізнесу.

✅ Ознайомитись з пам’яткою можна на інформаційному порталі Держпраці в рубриці «Рекомендації: Як працювати безпечно».